آیا خرید اسکنر به صرفه است؟ جایگزین اسکنر در دفترکار چیست؟

اسکنر یا پویشگر چیست و چه وسایلی جایگزین آن هست؟

اِسکَنِر (Scanner) وسیله‌ای است که برای تبدیل اسناد کاغذی و چاپ شده روی کاغذ به تصاویر کامپیوتری به کار گرفته می‌شود.

بسیاری از افراد کار اسکنر یا به فارسی پویشگر را با وسیله‌ای مانند پرینتر(چاپگر الکترونیکی) اشتباه می‌گیرند در صورتی که عمل اِسکَن کردن یک سند دقیقا برعکس پرینت گرفتن آن است.

برخی از مدل‌های پرینترهای موجود در بازار دارای اسکنر هم هستند و می‌توانند سند کاغذی را اسکن کنند و بلافاصله و بدون نیاز به وجود رایانه رومیزی(PC) تصاویر اسکن شده را روی کاغذ چاپ کنند که به این عمل کُپی(فتوکپی) یا نسخه برداری می‌گویند.

نمونه یک دستگاه که هم پرینتر و هم اسکنر است

چرا باید از بایگانی‌های سنتی به بایگانی تمام الکترونیکی مهاجرت کنیم؟

امروزه کاربرد اسکن کردن به علت غیر حضوری شدن ارائه بسیاری از مدارک و اسناد از گذشته بسیار بیشتر شده است و این باعث خوشحالی است که عدم وجود به کپی گرفتن از مدارک در برخی از کارهای اداری علاوه بر هزینه کمتر موجب کمتر قطع شدن درختان برای ساخت کاغذ می‌شود.
با این وجود همچنان هم بسیاری از مدارک و اسناد در ادارات در قسمت‌های بایگانی به شکل کاغذی وجود دارند.
بایگانی به شکل سنتی(کاغذی) علاوه بر اشغال فضای زیادی توسط حجم عظیمی از زونکن‌ها و پرونده‌ها در اتاق‌های کوچک موجب هدر رفتن وقت ارباب رجوع(فرد مراجعه کننده به اداره) و زمان بسیار زیادی می‌شود.

برای یافتن یک پرونده کوچک وقت و هزینه انسانی زیادی صرف می‌شود و در بسیاری از مواقع بعد از جستجو در انبوهی از پرونده‌ها مشاهده می‌شود که پرونده در گوشه‌ای از اتاق‌های اداری جا مانده است و پیدا کردن آن کار بسیار سختی است.
علاوه بر این موارد آتش‌سوزی خطر بسیار مهلکی است که تمام بایگانی‌های کاغذی را تهدید می‌کند.
الکترونیکی کردن اسناد و مدارک در بایگانی‌ها راه حل بسیار مناسبی برای کم کردن هزینه و و وقت برای رسیدگی به امور اداری است.

گاهی وقت ها باید برای وسایل اداری جای زیادی را اختصاص دهیم

وسایل مورد نیاز برای الکترونیکی کردن یک بایگانی چیست؟

قابلیتِ بایگانی الکترونیکی در بسیاری از نرم‌افزار‌های اداری وجود دارد ولی بسیاری از مدیران و کارکنان از این موضوع بی خبر هستند و یا این که ابزار مناسب مانند اسکنر را برای انجام چنین کاری ندارند.

نمونه یک دستگاه اسکنر تخت به همراه سیم اتصال به رایانه، آداپتور و سی‌دی درایور

مشکلات اسکنرهای رومیزی و اداری در چه مواردی است؟

امروزه با توجه به کم ارزش شدن ریال در برابر ارزهای دیگر در سطح جهان، خرید دستگاه‌های الکترونیکی اداری مانند خرید اسکنر هزینه‌ی بسیار زیادی دارد و در حال حاضر قیمت اسکنر در بازار نسبتاً بسیار بالا می‌باشد.
یکی دیگر از موضوعات مربوط به اسکنرهای اداری و رومیزی عدم پشتیبانی نرم‌افزاری بعد از چند سال و یا همان عدم وجود درایور مناسب برای این گونه وسایل اداری و مشکلات نصب و شناساندن اسکنر به رایانه می‌باشد.
علاوه بر این‌ها خود این وسایل هم فضایی را در اداره و دفترکار اشغال می‌کنند و شاید لازم باشد که برای خرید یک اسکنر جداگانه برای هر اتاق اقدام کنید، که در صورت خرابی پیدا کردن تعمیرکار و قطعه برای این نوع وسایل هم کارِ سختی است.

بدون داشتن اسکنر چگونه اسکن کنیم؟

با پیشرفت فناوری در تلفن‌های همراه این امکان فراهم شده است که با تهیه تصویر از اسناد و مدارک آن‌ها را به صورت دیجیتالی ذخیره‌سازی کنیم.
مشکلات بزرگ در اسکن کردن مدارک توسط تلفن همراه به چند مورد زیر بر می‌گردد:

یک ـ لرزیدن دست کاربر در هنگام عکس گرفتن از مدارک و تار شدن اسکن
دو ـ نامناسب بودن نور محیط در هنگام اسکن گرفتن
سه ـ لزوم تنظیم کردن فاصله تلفن همراه تا کاغذ به گونه‌ای که اسکن انجام شده دارای پس زمینه نباشد
چهار ـ سرعت پایین اسکن کردن با تلفن همراه

تمامی این موارد در اسکن کردن حجم عظیمی از اسناد بسیار آزار دهنده می‌باشد.

می‌توانیم برای اسکن کردن تعداد کمی سند مانند یک برگ کاغذ با نصب نرم‌افزارهای اسکنر مانند open document scanner که برای تلفن‌های همراه هوشمند عرضه شده است این کار را انجام دهیم.
ولی برای اسکن کردن تعداد زیادی انواع اسناد و مدارک با کیفیت بالا و بدون نیاز به نصب اپلیکیشن‌های ثالث، به یک پایه نگهدارنده مناسب نیاز داریم که فاصله مناسب لنز دوربین تلفن همراه را تا سند حفظ کند و همچنین نور مناسب و یک نواختی را جهت اسکن کردن تامین نماید.

تصور کنید برای اسکن کردن پنج هزار سند، گوشی تلفن‌همراه خود را در زاویه‌ای خاص نگهدارید و مجبور باشید برای اسکن(عکس گرفتن) از هر سند دوباره زاویه گوشی تلفن همراه خود را تنظیم نمایید؛ بعد از اسکن کردن همین تعداد بالا هم متوجه شوید که مثلا صد عدد از این اسناد به درستی اسکن نشدند و تصاویر ناخوانا هستند!

اسکن کردن اسناد به کمک گجت اسکن‌کیوت به سادگی و سرعت و با دقت بالا انجام می‌گیرد

آیا جعبه اسکن(اسکن‌کیوت) جایگزین مناسبی برای دستگاه های اسکنر‌ قدیمی است؟

گجتِ اسکن‌کیوت راه حل مناسبی برای مشکل اسکن کردن تصاویر به کمک تلفن همراه است این گجت طراحی خلاقانه‌ای دارد و در حالت تا شده به صورت یک پوشه است که به راحتی می‌توانیم آن را به محل کار و دفتر خود ببریم و بعد از اتمام کار هم آن را دو باره تا کنیم و در کیف و یا کشو میز خود قرار دهیم.

این گجت به راحتی سر هم می‌شود و به صورت یک محفظه در می‌آید ابتدا هر تعداد کاغذ را که بخواهیم اسکن کنیم درون محفظه قرار می‌دهیم سپس تلفن‌همراه خود را روی سطح بالایی به گونه‌ای قرار می‌دهیم که لنز دوربین تلفن همراه درون حفره قرار گیرد، اپلیکیشن دوربین و یا اپلیکیشن اسکنری که از قبل روی گوشی نصب کرده‌ایم را باز می‌کنیم، به راحتی با زوم کردن می‌توانیم حاشیه‌ها را حذف کنیم و با فشار دادن هر دکمه شاتر(عکس گرفتن) یک صفحه اسکن می‌شود و بعد از پشتیبان تهیه کردن از کلیه مدارک می‌توانیم از شَّرِ تعدادِ زیادی کاغذ خلاص شویم.

اسکن‌کیوت تمامی مشکلات اسکن کردن اسناد با استفاده از تلفن همراه مانند لرزیدن دست هنگام اسکن کردن، نور نامناسب، لزوم ثابت نگه‌داشتن تلفن همراه در مدت زیاد را برای اسکن کردن تعداد زیادی اسناد را با هزینه‌ای بسیار پایین‌تر از خرید اسکنر برای ما حل نموده است. این گجت قابلیت اسکن کردن اسناد تا اندازه آ۴(A4) را دارد.
علاوه بر اسکن کردنِ با کیفیت و سریع با اسکن‌کیوت، یکی دیگر از قابلیت‌های این گجت کاربردش در ساختنِ ویدیو‌های آموزشی، برگزاری کلاس‌های آنلاین و تولید محتوا به کمک تلفن همراه می‌باشد.
همچنین می‌توانید از این گجت چندکاره به عنوان چادر عکاسی یا لایت باکس استفاده نمایید و از محصولات خود عکس‌های جذابی با نور مناسب بگیرید.
قیمت این گجت کاربردی را می‌توانید از صفحه این محصول در وبسایت فروشگاه هُدهُدآی‌تی مشاهده نمایید و با قیمت اسکنر های موجود در بازار مقایسه کنید.

برای استفاده از اسکنرهای قدیمی نیاز به اتصال به رایانه رومیزی است اما اسکن کردن با استفاده از اسکن‌کیوت به راحتی با تلفن همراه انجام می‌گیرد